Reoliñ, la suite logicielle des organisateurs de festivals

Publié le jeudi 29 novembre 2018

Starting Blocks

#Application #Métier #Festival

Développée avec passion par une agence informatique bretonne, Reoliñ s’est autonomisée depuis peu pour devenir la suite logicielle préférée des organisateurs de festivals. Des produits sont d’ores et déjà sur le marché pour faciliter les logistiques matérielles et personnelles des événements. Coup de projecteur avec sa cofondatrice Gaëlle Duquenne.

À mi-mois, on lève la tête du guidon et on s’intéresse à l’innovation. Starting Blocks c’est des entreprises, des activités innovantes, et celles et ceux qui les font ! Et tout ça, dans la musique !




Peu de startups se pressent pour améliorer le sort des équipes qui organisent les festivals, les sessions de pitch se nourrissent davantage de publics, de découvertes ou d’expériences. Et si les solutions marketing se multiplient depuis quelques années pour accroître la vente des billets sur tous les canaux (web, réseaux sociaux, mobile, DOOH…) et le panier moyen des festivaliers, nombreuses sont les équipes à toujours se débrouiller entre documents partagés sur Google drive et tableaux Excel, quand ce ne sont pas les carnets en papier : des outils peu adaptés pour des métiers devenus très techniques. C’était sans compter sur des startups comme Reoliñ qui développent des outils dédiés aux métiers de l’organisation de spectacle, en l’occurrence « une startup rurale, culturelle, familiale et dirigée par une femme » comme le résume sa fondatrice avec une pointe d’ironie.


« Au début Reoliñ, c’était des side-projects de Xavier »


L’histoire de Reoliñ démarre en 2009 dans le sud de la Bretagne, à Kervignac près de Lorient. Xavier Garcia est programmeur informatique dans son agence Eliasis, sous-traitée par de grands groupes, quand il se découvre l’âme d’un bénévole. « Il a vite pris la fibre des festivals », se souvient Gaëlle Duquenne qui le connaît depuis plus de 20 ans. Membre actif des staffs, Xavier côtoie les organisateurs ainsi que leurs difficultés. Un jour, il propose aux organisateurs du Festival interceltique de Lorient de leur bricoler un outil pour gérer l’approvisionnement des bars et leur délivre un outil en quelques semaines. Plus tard, il développera aussi un outil de gestion budgétaire pour Les Vieilles Charrues. « Au début Reoliñ, c’était des side-projects de Xavier. On s’est vite rendu compte que ces besoins étaient communs et récurrents parmi les "orga" qu’on connaissait ». Alors, entre 2009 et 2013, le programmeur sort régulièrement des fonctionnalités et les améliore en bénévole jusqu’à l’arrivée du cashless dans les festivals.

« On s’est engouffré là-dedans en faisant un gros pari : on a développé tout le logiciel et le hardware qui allait avec », se rappelle Gaëlle qui venait d’être embauchée pour s’occuper du développement commercial. Cependant, le temps d’effectuer les essais et d’améliorer le service, Eliasis se fait doubler. « On avait pas les moyens se déployer sur un festival aussi grand que les Vieilles Charrues. On a finalement décidé d’abandonner le cashless pour se concentrer sur nos autres solutions ». Cette tentative n’aura pas été vaine, elle aura permis de regrouper ces outils encore basiques sous une marque, Reoliñ du breton « gérer », « contrôler », « maitriser ».


Créer une startup pour transformer les métiers de l’événementiel


Avant Reoliñ, Gaëlle était administratrice dans le spectacle et multipliait les expériences dans différentes structures à Paris et en Bretagne. « Quand il a pensé développer ces produits en entreprise, Xavier s’est tourné vers moi. Ça correspondait parfaitement aux besoins que j’avais exprimés sur les festivals auxquels j’avais participés. Alors, on s’est dit qu’entre ses compétences techniques et mes connaissances du terrain, on pourrait développer des outils pertinents ». Ils reprennent les outils un à un, les dessinent en piochant dans les différentes fonctionnalités et les complètent afin que chacun corresponde à une fonction dans l’organisation des événements. Dans un second temps, ils s’offrent les services d’une agence de communication et définissent la nouvelle charte graphique. «  On en a fait une gamme de logiciels pour les organisateurs de festivals et d’événements, une gamme qui couvre les besoins usuels en terme de gestion budgétaire, de logistiques matérielles et personnelles  ». Ensuite, pour donner toute son ampleur à Reoliñ, ils créent une société en propre. Gaëlle le confie : « j’avais très envie de prendre ce projet en main pour que Xavier se concentre sur la technique ». Ils s’entourent enfin en s’associant à 5 proches dont chacun apporte des compétences comme la gestion d’entreprises, de services web, la programmation informatique, la logistique, le management ou la communication. Il est alors temps pour Gaëlle de se mettre en quête de financements et d’accompagnement pour lancer l’activité : prêt d’honneur du réseau Initiative Pays de Lorient, membre du réseau Initiative France, subvention de la Région Bretagne pour les entreprises innovantes en partenariat avec BPI France, aide de la CCI du Morbihan dans le cadre d’un plan de revitalisation. « Puis, on a obtenu un prêt bancaire à l’innovation pour financer le développement pendant 1 an, le besoin en fonds de roulement et les compétences. On vient juste de recruter un développeur et un commercial », s’enthousiasme la fondatrice.


La suite logicielle pour les logistiques matérielle et personnelle des événements


Reoliñ présente une suite de 5 logiciels pour les organisateurs de spectacles en « SaaS » (« Software as a Service »), c’est-à-dire accessible sur le web grâce à des identifiants, sans limitation du nombre d’utilisateurs. Chaque application est paramétrable pour s’adapter aux événements de même qu’il est chaque fois possible de définir différents profils d’accès (visiteurs, observateurs, utilisateurs intermédiaires avec différents niveaux d’ouverture, responsables, administrateurs). Des applications mobiles complètent même certains utilitaires. « Les modules sont indépendants mais inter-connectés, c’est-à-dire que chacun a ses spécificités et qu’ils peuvent déjà inter-opérer ».

Budget : « la clé de la gestion d’un événement »

Budget permet de remplacer de multiples feuilles et tableaux Excel à combiner, de gagner du temps, d’organiser et de distribuer la gestion budgétaire et d’avoir une vision de l’événement en temps réelle grâce à plusieurs fonctionnalités : prévisionnel, gestion et suivi budgétaire, contrôle, gestion des achats… On peut segmenter et répartir l’ensemble de son budget en différentes enveloppes à déléguer à des responsables dans les limites fixées en terme de plafonds, avec le paramétrage d’alertes ou d’étapes de validation. « Sans être comptable, chacun est indépendant pour la gestion de son propre budget tout en donnant une vision globale en temps réel à l’administration et la direction. Par exemple, les programmateurs peuvent investir le budget artistique et prévoir des cachets à ne pas dépasser ou simplement conditionnés par une validation ». « Le budget est la clé de la gestion d’un événement », d’après Gaëlle qui poursuit : « avec un outil commun, tous les membres parlent le même langage, ça unifie la production ». C’est pourquoi Budget dialogue déjà avec les autres logiciels de Reoliñ comme Appro ou Dépôt. À l’avenir, il devrait même pouvoir être connecté avec les logiciels comptables comme EBP et Ciel pour éviter certaines doubles saisies.

Appro : « le magasin central de l’événement »

Prévoir, exprimer et agréger les besoins de fournitures de l’ensemble de l’événement (bars, merchandising, restauration, catering…), c’est aujourd’hui possible avec Appro. À partir de ces données globales, le logiciel édite les bons de commande et permet même la gestion des relations fournisseurs et des concessionnaires. « L’enjeu d’Appro, c’est de réunir tous les besoins pour rationaliser les commandes auprès des fournisseurs externes. Il ne dialogue pas encore automatiquement avec chaque outil fournisseur car chacun a sa manière de fonctionner pour la facturation. Mais il transmet déjà directement les bons de commande correspondant aux lignes budgétaires ». Et il est possible de facturer les stands concessionnaires depuis le logiciel. « Appro fait office de magasin central de l’événement ». L’objectif statistique est aussi facilité grâce à la gestion de catalogues et les historiques sur chaque produit : tarif, conditionnement, relations avec les fournisseurs… pour améliorer ses approvisionnements futurs.

Dépôt : la rentabilité du matériel

Qu’il s’agisse de tables et chaises, de barrières ou de projecteurs…la gestion matérielle s’accompagne souvent d’une gestion du dépôt. « Dans l’événementiel, tu as besoin de matériel pendant un temps puis plus du tout. S’il t’appartient, tu peux le stocker à l’année, soit tu le loues ou tu le prêtes et là tu as besoin de savoir où il va, dans quel état il est parti et dans quel état il te revient… Dépôt gère la logistique et l’entretien du matériel pour mieux le rentabiliser », explique Gaëlle. Prévoir, exprimer et agréger tous les besoins avec les directeurs techniques, les techniciens, organiser la logistique des matériels avec les équipes, gérer les relations ou encore éditer ses états des stocks et de matériels du dépôt sont l’ensemble des fonctionnalités rassemblées au sein du logiciel Dépôt. En lien avec Budget, il émet les contrats de location et de prêt qui résument les conditions notamment financières (forfaits, par items, caution et encaissement…). « On permet aussi de rationaliser ses relations pas toujours bien suivies et sensibles aux aléas, humains le plus souvent ». Pour cela, Dépôt distingue les dates de fin prévues et réelles pour chaque prêt ou location, permet la création d’alertes ou simplement conserve des traces qui peuvent s’avérer utile en cas de conflits ». Et pas la peine d’accuser Dépôt de compliquer les choses. « On essaie de concevoir des logiciels simples tout en évitant les multiples saisies d’une même information », indique Gaëlle. « Pour ce logiciel en particulier, il est important que chacun puisse le prendre en main, y compris des personnes peu familières des outils informatiques ». Et cela va encore se simplifier bientôt avec une application mobile munie d’un scanner de codes-barres que Reoliñ développe pour l’accès aux fiches matériels. « Imagine la fin d’un festival quand il faut tout ramener au dépôt, de pouvoir scanner et faire son inventaire en un clic… ».

Equipes : le casse-tête des événements

Après la logistique matérielle, c’est la logistique personnelle que Reoliñ simplifie, tout d’abord avec Equipes, logiciel qui répertorie les intervenants et permet la gestion des plannings et des missions. Certaines manifestations peuvent compter plusieurs centaines voire milliers de membres dans l’organisation. Bénévoles, staff permanent ou intermittent, stagiaires, services civiques, prestataires, artistes… chaque « intervenant » est identifié par une fiche contenant des informations. S’agissant du RGPD (Règlement général sur la protection des données), ce sont les organisateurs qui sont responsables des données personnelles, ce qui n’empêche pas Reoliñ de les informer de leurs obligations et de les guider sur les façons de tenir leurs bases de données. « Toutes les données sont exportables et toutes les données personnelles peuvent être détruites en quelques clics et on les informe aussi sur les types de commentaires autorisés ». Equipes permet encore une fois d’exprimer les besoins, d’organiser le travail en affectant les personnes à des missions grâce à des suggestions intelligentes selon les profils et les disponibilités. Le casse-tête de tout événement… d’autant que les profils peuvent être très variés avec des compétences spécifiques (maîtrise de l’anglais, savoir faire la cuisine…) ou la détention d’habilitations (permis B, CACES, AFPS…) à paramétrer. « Equipes permet d’héberger les documents et justificatifs associés aux compétences et habilitations avec chaque profil ». A partir des listes d’intervenants, on établit les plannings pour chaque mission. Equipes propose aussi la gestion de l’accueil des intervenants et des accès selon les niveaux d’accréditation. Un module de synchro avec Weezevent est d’ailleurs opérationnel. « Un intervenant présent un seul jour n’aura accès que ce jour pour le catering ou en backstage avec son bracelet ou sa carte », illustre Gaëlle qui rappelle aussi que « les modifications peuvent être effectuées en temps réel pour gérer plus finement ». Et si le rapprochement des profils de Equipes n’est pas encore opérationnel avec les autres logiciels comme Appro et Dépôt, la fondatrice le reconnaît : « les possibilités sont encore nombreuses, on a de beaux développements devant nous ».

911 : pour faire face aux urgences

« 911 : c’est le fil rouge de tout ce qui peut se passer d’inhabituel ou d’incident, centralisé dans un outil ». Gaëlle parle aussi d’ « intervention d’urgence » parce que dans les événements les soucis techniques se transforment souvent en urgences. Qu’il s’agisse de fuites d’eau ou de gaz, d’une barrière qui tombe ou d’une bagarre, il faut agir vite et coordonner les services adaptés comme l’entretien, les secours, la sûreté ou la sécurité. Avec 911, les organisateurs commencent par paramétrer tous les types d’événements et les moyens d’intervention (flotte de véhicules, équipes volantes…). Pendant l’événement, tous les incidents sont signalés et géolocalisés par le staff grâce à l’application mobile. Chaque incident est alors répertorié, qualifié et géré par le PC qui l’adresse au service concerné selon sa disponibilité. « L’agent reçoit un ticket sur son téléphone ou son ordinateur. Les intervenants n’ont pas besoin d’être regroupé avant agir ». Avec la géolocalisation il est possible d’organiser des tournées et d’avoir une vue d’ensemble pour effectuer des analyses pendant l’événement. « Aux Vieilles Charrues, 5 personnes s’étaient foulées la cheville au même endroit… ils se sont finalement rendu compte qu’il y avait un trou avant de le combler. C’est aussi un outil d’autoamélioration et de prévention des risques ». Les données peuvent ainsi être analysées après l’événement pour étayer les dossiers « sécurité » et servir de preuve en cas de conflits. Avec un accès « observateur », la préfecture, la mairie ou les sapeurs-pompiers peuvent enfin avoir accès à certaines données. « Sur 911, les profils peuvent être plus affinés parce qu’il y a des données sensibles ».


De la musique à l’événementiel


« En travaillant avec les événements, on passe de clients qui utilisent nos outils simplement à des demandes très techniques, avec des temps d’échanges plus longs et des développements spécifiques. On a cette souplesse de proposer des outils génériques, accompagner les projets et répondre à des besoins particuliers dus à la taille, la longueur, aux formats… ». A charge ensuite pour Reoliñ d’industrialiser ces développements pour viabiliser son modèle. Les accès aux logiciels en SaaS s’effectuent par abonnement annuel. « Après, on propose du sur-mesure dans un cadre et une grille définis », rassure Gaëlle avant d’ajouter : « notre kit de démarrage est complètement modulable. Il comprend la formation, l’import de données préexistantes pour ne pas partir de 0 et la phase de personnalisation des marques blanches, avec la création de l’URL, le graphisme… pour que le logiciel soit au nom et aux couleurs de l’événement ».

En résumé, Reoliñ présente une gamme logicielle 360° pour les organisateurs d’événements avec des outils fortement paramétrables pour répondre à des besoins standards comme spécifiques. Les logiciels dialoguent déjà entre eux et avec des applications tierces avec de belles perspectives de développements techniques et commerciaux avec les festivals, petits et grands. La startup a déjà séduit des festivals de musique comme Le Festival interceltique de Lorient, Les Vieilles Charrues, Nuits sonores ou Au Foin de la rue et se projette pour la suite : « on veut bien s’installer sur le marché francophone et explorer d’autres marchés comme le sport, les événements culturels publics, touristiques et l’événementiel plus classique des salons et des foires ».



De nombreuses définitions à retrouver dans le Lexique de l’innovation dans la musique.


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