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Article mis à jour le jeudi 5 janvier 2012
Article créé le jeudi 23 septembre 2004

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Faire un stage en entreprise

Pouvoir découvrir un milieu professionnel, mettre en pratique les enseignements appris, bénéficier d’une expérience professionnelle qui fera la différence sur un CV, voici quelques raisons de rechercher un stage. Mais l’accueil d’un stagiaire répond à plusieurs obligations. Modalités à suivre…

Dans le cadre de la loi pour l’égalité des chances(JO du 2 avril 2006), une Charte des stages étudiants en entreprise a été signée par les représentants des employeurs (Medef, UPA, CGPME et UNAPL), ceux des établissements d’enseignement supérieur (CPU, CDEFI, CGE), ainsi que par les représentants des étudiants (FAGE, UNI, PDE). Elle a été suivie d’un Guide des stages des étudiants en entreprise, visant à favoriser son application par les parties engagées. Désormais, et suite à plusieurs modifications de 2006 à 2009, la loi définit une convention type indispensable et a mis en place une franchise de cotisations et de contributions de sécurité sociale. La loi du 24 novembre 2009 rend obligatoire l’intégration du stage dans un cursus pédagogique, et la gratification à partir de deux mois consécutifs.

La convention de stage : un document contractuel et incontournable

Le décret n° 2006-1093 du 29 août 2006, qui vient compléter la loi sur l’égalité des chances, définit le contenu de la convention type ainsi que son caractère obligatoire.

La convention de stage définit les parties, le projet pédagogique et le contenu du stage, ainsi que ses modalités (organisation du temps, durée et dates, cas particuliers, protection sociale, gratification, évaluation…). La convention doit ainsi être impérativement signée avant le début du stage par les trois parties : université, entreprise et étudiant, qui doivent respecter un certain nombre de points :

Pour l’entreprise :
accueillir le stagiaire dans de bonnes conditions ;
le former à la culture de l’entreprise et aux missions qui vont lui être confiées ;
l’aider dans l’acquisition de compétences nécessaires et assurer un suivi régulier de ses travaux ;
l’encadrer, l’intégrer, le conseiller et l’évaluer.

Pour l’étudiant :
être inscrit dans une université, une école ;
être affilié à un régime de sécurité sociale lors de l’inscription à ladite université ;
toujours définir sa mission dans l’entreprise avant le début du stage ;
acquérir et développer les bases du professionnalisme lors de l’opportunité du stage.

Ce lien n’est en aucun cas un lien de travail (ou de subordination) mais bien plutôt un moyen de consigner par écrit dans quel cadre (mission, durée, gratification, couverture, etc.) va se faire cet échange d’expérience : il est important de rappeler que, si le stagiaire est tenu de se conformer au règlement intérieur de l’entreprise, il n’a pour autant pas les mêmes obligations qu’un salarié !

De ce fait, il n’y a pas de contrat de travail, de salaire, de visite médicale, d’inscription sur le registre du personnel.

La durée du stage

Depuis septembre 2010, tout stage doit être intégré à un cursus pédagogique, selon les dispositions du décret n°2010-956 du 25 août 2010. La durée du stage doit cependant se situer dans la limite de l’année universitaire (en général du 1er octobre au 30 septembre selon la Caisse primaire d’assurance maladie), hormis pour les stages de fin d’études (licence professionnelle, DESS…) qui peuvent aller jusqu’au 31 décembre de l’année concernée. La durée est fixée par la convention de l’université de référence.
L’étudiant en fin d’études reste couvert en "maintien de droit" pendant un an au titre de l’assurance maladie à condition qu’il en fasse la demande auprès de la Cpam. Il est couvert pour les accidents du travail jusqu’au 31 décembre suivant la fin de ses études.

Changement ou interruption d’un stage

Un avenant doit être ajouté à la convention pour tout changement dans le déroulement du stage : qu’il s’agisse d’une prolongation (dans la limite de l’année universitaire en cours et du même diplôme, sinon il convient de signer une autre convention) ou d’une demande de congés conséquente.
On peut interrompre un stage en entreprise en cas de modification des missions confiées ou de désaccord sur celles-ci. Dans ce cas, il faudra réunir l’accord des trois signataires de la convention : l’université, l’étudiant et l’entreprise. Le montant de la gratification due au stagiaire est alors calculée au prorata de la durée de stage effectuée.

Gratification et protection sociale

La gratification

Une gratification est obligatoire pour les stages supérieurs à deux mois consécutifs. (article 9 de la loi n°2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances, modifiée par la loi n°2009-1437 du 24 novembre 2009).

Le décret n°2008-96 du 31 janvier 2008 a fixé le montant minimal de gratification à 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 436,05 € en 2012 pour un temps complet de 35 heures hebdomadaires). Le paiement doit se faire mensuellement, et ce dès le premier jour du premier mois du stage. Ces indemnités, qui ne sont pas du salaire, doivent être déclarées par l’étudiant (ou ses parents s’il est rattaché au foyer fiscal de ceux-ci).

Ces dispositions sont valables quel que soit le statut juridique de la structure d’accueil : association, entreprise publique ou établissement public à caractère industriel et commercial. Depuis juillet 2009, les stages organisés dans les administrations et les établissements publics de l’État ne présentant pas un caractère industriel et commercial, sont également soumis à gratification à partir de deux mois consécutifs (décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009).

La franchise de cotisations sociales

Les gratifications des stagiaires sont exonérées de cotisations sociales (patronales et salariales) dans la limite de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale au titre du mois civil, et ce pour une durée légale du travail. La franchise est ainsi égale à 436,05 euros par mois au 1er janvier 2012 pour 35 heures hebdomadaires de présence du stagiaire dans l’entreprise.
Au delà de cette fraction de la gratification, toutes les cotisations et contributions sociales sur les salaires sont dues. Pour plus de détails et des exemples de calculs de cotisations, consultez les pages dédiées aux exonérations sur les sites www.securite-sociale.fr et www.urssaf.fr.

Le Guide des stages propose un tableau récapitulatif concernant les droits du stagiaire, les cotisations et affiliations en fonction de la rémunération. Aucune cotisation n’est due au titre de l’assurance chômage et de la retraite complémentaire.

Frais professionnels et avantages en nature

Les éventuels remboursements de frais et avantages en nature (carte de transport, repas) octroyés au stagiaire viennent s’ajouter à la gratification minimale détaillée plus haut. Les règles d’exonérations de cotisations sociales pour ces frais et ces avantages sont les mêmes que pour les salariés. Concernant les titres restaurants, l’entreprise d’accueil peut en attribuer au stagiaire, mais pour être exonéré de cotisations sociales, le montant de la contribution patronale doit être compris entre 50 et 60% de la valeur nominale du ticket, et ne doit pas excéder 5,21 € (en 2010). > Voir à ce sujet le site de l’Urssaf.

Assurance et protection sociale

Dans la majorité des cas, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant : ayant droit de ses parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle. La couverture du stagiaire en cas d’accident du travail et en termes de responsabilité civile doit obligatoirement être mentionnée sur la convention. Une assurance responsabilité civile souscrite par l’étudiant est obligatoire ; celle-ci permet d’être couvert en cas d’accident. Quant à l’entreprise, dès lors qu’elle accueille des stagiaires, elle est tenue de contracter une assurance responsabilité civile. Le stagiaire bénéficie de la protection du régime général contre les accidents du travail et les maladies professionnelles. Sa prise en charge dépend du montant de la gratification qui lui est attribuée (décret du 18 décembre 2006) :
si le stagiaire n’est pas rémunéré ou si la gratification est inférieure au seuil d’exonération de charges sociales, la couverture sociale est assurée par l’établissement d’enseignement ;
si la gratification est égale ou supérieure à 12,5% du plafond de la sécurité sociale, la couverture du stagiaire est assurée par l’entreprise.

Les cas particuliers

Valider une activité salariée en tant que stage

Une activité salariée effectuée par l’étudiant peut être validée en termes d’équivalence de stage obligatoire. Dans ce cas, on peut ne pas rédiger de convention de stage, mais c’est l’entreprise qui prendra alors en charge la couverture sociale de l’étudiant qui bénéficiera de la législation protectrice concernant les accidents du travail (accident sur le lieu du stage et sur le trajet maison/entreprise). Cependant, le stagiaire n’est pas pris en compte dans les effectifs de l’entreprise (quelle que soit sa gratification).

Les stages à l’étranger

L’étudiant devra savoir qui devra prendre en charge accident ou maladie et s’assurer des formalités administratives telles que : permis de travail, carte de séjour, visa, attestation d’assurance rapatriement… Concernant la couverture pour les accidents du travail, des règles précises sont applicables. Consultez la fiche Urssaf.Concernant la couverture accidents du travail/maladies professionnelles, si la gratification est inférieure au minimum légal, la couverture est maintenue pour une durée maximale de 12 mois auprès de l’établissement d’enseignement ; si la gratification est supérieure, l’établissement d’enseignement français est invité à vérifier que le stagiaire est couvert dans le pays d’accueil contre le risque AT/MP et que l’organisme d’accueil s’acquitte des cotisations.

Les stagiaires étrangers en France

Les étudiants étrangers faisant un stage en France sont soumis à la réglementation française des stages (convention tripartite, indemnisation, franchise, etc.).

Les limites du stage

En raison des abus des stages à répétition ou de trop longue durée, les confusions sont possibles entre stage et travail déguisé, donc illégal. Ainsi, comme indiqué dans la charte, "il est fondamental de rappeler que les stages ont une finalité pédagogique, ce qui signifie qu’il ne peut y avoir de stage hors parcours pédagogique. En aucun cas un stage ne peut être considéré comme un emploi". De plus, le décret du 29 août 2006 rappelle qu’"aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier".

Une alternative possible : le service civique

Il existe depuis mars 2010 le service civique (qui remplace le volontariat associatif ou service civil). Le service civique permet à tous les jeunes de 16 à 25 ans qui le souhaitent de s’engager sur une période de 6 à 12 mois, pour une mission au service de la collectivité et de l’intérêt général. Le service civique peut être effectué auprès d’organismes à but non lucratif (associations, fondations, fédérations, ONG) ou de personnes morales de droit public (État, collectivités locales, établissements publics), en France ou à l’international. Le service civique donne lieu au versement d’une indemnité mensuelle de 440 euros net et ouvre droit à un régime complet de protection sociale (sécurité sociale, retraite).
Cette mission n’est pas assimilable à un emploi salarié, mais n’est pas incompatible avec l’exercice d’une activité salariée (auprès d’un autre employeur) ou avec le statut d’étudiant.

Les structures souhaitant accueillir des volontaires en service civique doivent obtenir un agrément, délivré par l’Agence du service civique ou ses délégués territoriaux. Le dossier de demande d’agrément est disponible en téléchargement sur le site Internet : www.service-civique.gouv.fr.

Bibliographie

Textes législatifs :

- Loi n°2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances
- Décret n°2006-1093 du 29 août 2006 sur les conventions de stages obligatoires
- Décret n°2006-1627 du 18 décembre 2006 relatif à la protection contre les accidents du travail et les maladies professionnelles des stagiaires
- Décret n° 2008-96 du 31 janvier 2008 relatif à la gratification et au suivi des stages en entreprise
- Décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009 relatif aux modalités d’accueil des étudiants de l’enseignement supérieur en stage dans les administrations et établissements publics de l’Etat ne présentant pas un caractère industriel et commercial
- Loi n°2009-1437 du 24 novembre 2009 - art. 30 modifiant la loi n°2006-396 du 31 mars 2006 – art. 9 pour l’égalité des chances,portant à deux mois consécutifs la durée à partir de laquelle la gratification est obligatoire
- Loi n°2010-241 du 10 mars 2010 relative au service civique
- Décret n°2010-485 du 12 mai 2010 relatif au service civique

Autres documents :

Portail étudiant
- Guide des stages : Convention type pour étudiants, charte des stages en entreprise ou dans un établissement public, protection sociale, ministère de l’Enseignement supérieur et de la recherche, mai 2010.
- Fiche de la chambre de commerce et d’industrie de Paris sur le stagiaire en entreprise
- Plus d’informations sur les cotisations sociales notamment (exemples pratiques) sur le site de l’Urssaf
- Plus d’informations sur les frais professionnels (Urssaf)
- Plus d’informations sur les avantages en nature (Urssaf)
- Plus d’informations sur le service civique

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