Faire un stage en entreprise

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Publié le jeudi 23 septembre 2004

Màj : 24/03/2015

Pouvoir découvrir un milieu professionnel, mettre en pratique les enseignements appris, bénéficier d’une expérience professionnelle qui fera la différence sur un CV, voici quelques raisons de rechercher un stage. Mais l’accueil d’un stagiaire répond à plusieurs obligations. Modalités à suivre…


La proposition de loi visant à mieux encadrer les stages et à améliorer le statut des stagiaires est passée au Parlement le 3 juin 2014 et a été adoptée définitivement à l’Assemblée nationale le 26 juin 2014. Le décret d’application a été publié le 30 novembre 2014 au Journal officiel. Elle est complétée par le décret du 26 octobre n° 2015-1359 (paru au JORF le 28 octobre 2015)
Les mesures sont donc applicables depuis le 1er décembre 2014 :
- augmentation de l’indemnité (voir paragraphe « Gratification »)
- passage à 13,75% puis à 15% du plafond de la Sécurité sociale (en 2 étapes)
- quota maximal de stagiaires suivant les effectifs de l’entreprise
- prise en charge obligatoire d’une partie des frais de transport, quelle que soit la durée du stage
- inscription dans une partie spécifique du registre unique du personnel.


Les stages en entreprise sont ouverts aux étudiants inscrits dans un établissement d’enseignement qui dispense une formation supérieure, diplômante ou non diplômante. Cette formation doit contenir volume pédagogique de deux cent heures au minimum par année d’enseignement (la période de stage n’est pas comprise dans ce quota. Les stages peuvent être accomplis à titre obligatoire ou optionnel.

Dans le cadre de la loi pour l’égalité des chances (JO du 2 avril 2006), une Charte des stages étudiants en entreprise a été signée par les représentants des employeurs (Medef, UPA, CGPME et UNAPL), ceux des établissements d’enseignement supérieur (CPU, CDEFI, CGE), ainsi que par les représentants des étudiants (FAGE, UNI, PDE). Elle a été suivie d’un Guide des stages des étudiants en entreprise, visant à favoriser son application par les parties engagées. Désormais, et suite à plusieurs modifications effectuées entre 2006 et 2009, la loi définit une convention type indispensable et a mis en place une franchise de cotisations et de contributions de sécurité sociale. La loi du 28 juillet 2011 rend obligatoire l’intégration du stage dans un cursus pédagogique, et la gratification à partir de deux mois consécutifs (art. L612-11).

La convention de stage : un document contractuel et incontournable

Le décret n°2009-885 du 21 juillet 2009 (article 2), qui vient compléter la loi sur l’égalité des chances, fixe la liste des points qui doivent figurer sur la convention et définit son caractère obligatoire.

La convention de stage définit les parties, le projet pédagogique et le contenu du stage, ainsi que ses modalités (organisation du temps, durée et dates, cas particuliers, protection sociale, gratification, évaluation…). La convention doit ainsi être impérativement signée avant le début du stage par les trois parties : université, entreprise et étudiant, qui doivent respecter un certain nombre de points :

Pour l’entreprise :
- accueillir le stagiaire dans de bonnes conditions ;
- le former à la culture de l’entreprise et aux missions qui vont lui être confiées ;
- l’aider dans l’acquisition de compétences nécessaires et assurer un suivi régulier de ses travaux ;
- l’encadrer, l’intégrer, le conseiller et l’évaluer.

Pour l’étudiant :
- être inscrit dans une université, une école qui propose un volume pédagogique de deux cent heures au minimum par année d’enseignement ;
- être affilié à un régime de sécurité sociale lors de l’inscription à ladite université ;
- toujours définir sa mission dans l’entreprise avant le début du stage ;
- acquérir et développer les bases du professionnalisme lors de l’opportunité du stage.

Le stage ne peut en aucun cas avoir pour objet l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent dans l’entreprise (art. L612-8)

Ce lien n’est donc pas un lien de travail (ou de subordination) mais bien plutôt un moyen de consigner par écrit dans quel cadre (mission, durée, gratification, couverture, etc.) va se faire cet échange d’expérience : il est important de rappeler que, si le stagiaire est tenu de se conformer au règlement intérieur de l’entreprise, il n’a pour autant pas les mêmes obligations qu’un salarié !

De ce fait, il n’y a pas de contrat de travail, de salaire, de visite médicale.
En revanche, l’inscription dans une partie spécifique sur le registre unique du personnel est obligatoire (noms et prénoms du stagiaire, de la date de début et de fin de stage, du nom et prénom du tuteur ainsi que du lieu de présence du stagiaire).

La durée du stage

Depuis la loi du 28 juillet 2011, dite loi Cherpion, la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même enterprise ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement et doit être intégré à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.
Les conditions dans lesquelles il pourra être dérogé à cette règle seront fixées par décret (décret en attente de parution) et concerneront :

- les stagiaires interrompant momentanément leur formation afin d’exercer des activités visant exclusivement l’acquisition de compétences en liaison avec cette formation ;
- le cas des stages prévus dans le cadre d’un cursus pluriannuel de l’enseignement supérieur.

La durée du stage doit cependant se situer dans la limite de l’année universitaire (en général du 1er octobre au 30 septembre selon la Caisse primaire d’assurance maladie), hormis pour les stages de fin d’études (licence professionnelle, DESS…) qui peuvent aller jusqu’au 31 décembre de l’année concernée. La durée est fixée par la convention de l’université de référence dans la limite de six mois depuis le décret du 26 octobre 2015.

L’étudiant en fin d’études reste couvert en "maintien de droit" pendant un an au titre de l’assurance maladie à condition qu’il en fasse la demande auprès de la Cpam. Il est couvert pour les accidents du travail jusqu’au 31 décembre suivant la fin de ses études.
Consulter le tableau récapitulatif de la protection sociale (p. 9 du Guide des stages des étudiants en entreprise).

Délai de carence ou "tiers temps"

La loi Cherpion intègre un article (L. 612-10) sur le délai de carence imposé dans l’accueil des stagiaires :
"L’accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cette disposition n’est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire." (L 610-10 code de l’Education).
Exemple : deux mois si le stage précédent était d’une durée de six mois.

Changement ou interruption d’un stage

Un avenant doit être ajouté à la convention pour tout changement dans le déroulement du stage : qu’il s’agisse d’une prolongation (dans la limite de l’année universitaire en cours et du même diplôme, sinon il convient de signer une autre convention) ou d’une demande de congés conséquente.
On peut interrompre un stage en entreprise en cas de modification des missions confiées ou de désaccord sur celles-ci. Dans ce cas, il faudra réunir l’accord des trois signataires de la convention : l’université, l’étudiant et l’entreprise. Le montant de la gratification due au stagiaire est alors calculée au prorata de la durée de stage effectuée.

Gratification et protection sociale

La gratification

Une gratification est obligatoire pour les stages supérieurs à deux mois consécutifs (Article L612-11, loi n°2011-893 du 28 juillet 2011)
Cette gratification doit être perçue chaque mois, dès le premier mois.

ATTENTION !
L’augmentation du niveau de gratification des stagiaires est en cours d’évolution. Elle se fera en deux étapes :
La gratification des stagiaires se calcule sur la base des heures réellement effectuées.
- Du 1er décembre 2014 au 1er septembre 2015, la gratification doit être fixée à au moins 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale (en l’absence de convention de branche ou d’accord professionnel fixant un taux supérieur).
Gratification minimale par heure de stage : 3,30€
- Du 1er septembre au 31 décembre 2015, l’indemnité minimale passera à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale.
Gratification minimale par heure de stage : 3,60€

Il s’agit ici de la gratification minimale. Dans ce cas, aucune cotisation et contribution n’est due par l’entreprise et le stagiaire.
Toutefois, l’entreprise peut indemniser son stagiaire au-delà de ce montant. Le montant dépassant ce plancher sera soumis à cotisations sociales (voir La franchise des cotisations sociales).

Le paiement de la gratification doit se faire mensuellement, et ce dès le premier jour du premier mois du stage. Ces indemnités, qui ne sont pas du salaire, doivent être déclarées par l’étudiant (ou ses parents s’il est rattaché au foyer fiscal de ceux-ci).

Ces dispositions sont valables quel que soit le statut juridique de la structure d’accueil : association, entreprise publique ou établissement public à caractère industriel et commercial. Depuis juillet 2009, les stages organisés dans les administrations et les établissements publics de l’État ne présentant pas un caractère industriel et commercial, sont également soumis à gratification à partir de deux mois consécutifs (décret n° 2009-885 du 21 juillet 2009).

La franchise de cotisations sociales

Les gratifications des stagiaires sont exonérées de cotisations sociales (patronales et salariales) dans la limite de 13,75% (jusqu’au 31/08/2015) et 15% (à partir de sept. 2015) du plafond horaire de la sécurité sociale au titre du mois civil, et ce pour une durée légale du travail.
Au delà, toutes les cotisations et contributions sociales sur les salaires sont dues.

Pour s’informer sur les calculs de cotisations, consultez les pages dédiées aux exonérations sur les sites www.securite-sociale.fr et www.urssaf.fr.

Le Guide des stages propose un tableau récapitulatif concernant les droits du stagiaire, les cotisations et affiliations en fonction de la rémunération. Aucune cotisation n’est due au titre de l’assurance chômage et de la retraite complémentaire.

Frais professionnels et avantages en nature

Les éventuels remboursements de frais et avantages en nature (carte de transport, repas) octroyés au stagiaire viennent s’ajouter à la gratification minimale détaillée plus haut. Les règles d’exonérations de cotisations sociales pour ces frais et ces avantages sont les mêmes que pour les salariés.

Assurance et protection sociale et prise en charge par le régime général d’assurance vieillesse

Dans la majorité des cas, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie en tant qu’étudiant : ayant droit de ses parents, régime étudiant ou couverture maladie universelle. La couverture du stagiaire en cas d’accident du travail et en termes de responsabilité civile doit obligatoirement être mentionnée sur la convention. Une assurance responsabilité civile souscrite par l’étudiant est obligatoire  ; celle-ci permet d’être couvert en cas d’accident. Quant à l’entreprise, dès lors qu’elle accueille des stagiaires, elle est tenue de contracter une assurance responsabilité civile. Le stagiaire bénéficie de la protection du régime général contre les accidents du travail et les maladies professionnelles. Sa prise en charge dépend du montant de la gratification qui lui est attribuée (décret du 18 décembre 2006) :
- si le stagiaire n’est pas rémunéré ou si la gratification est inférieure au seuil d’exonération de charges sociales, la couverture sociale est assurée par l’établissement d’enseignement signataire de la convention ;
- si la gratification est égale ou supérieure à 12,5% du plafond de la sécurité sociale, la couverture du stagiaire est assurée par l’entreprise signataire de la convention.

Validation des stages en entreprise par le régime général d’assurance vieillesse :
Le décret n° 2015-284 du 11 mars 2015 permet aux jeunes de valider pour leur retraite leurs périodes de stage en entreprise, moyennant une opération appelée « rachat de trimestres », dans un délai de deux ans à compter de la date de la fin du stage concerné.
Le nombre de trimestre rachetable est limité à deux et seuls les stages débutant après la publication du décret, soit à compter du 16 mars 2015, peuvent être pris en compte.

Les cas particuliers

Valider une activité salariée en tant que stage

Une activité salariée effectuée par l’étudiant peut être validée en termes d’équivalence de stage obligatoire. Dans ce cas, on peut ne pas rédiger de convention de stage, mais c’est l’entreprise qui prendra alors en charge la couverture sociale de l’étudiant qui bénéficiera de la législation protectrice concernant les accidents du travail (accident sur le lieu du stage et sur le trajet maison/entreprise). Cependant, le stagiaire n’est pas pris en compte dans les effectifs de l’entreprise (quelle que soit sa gratification).

Les stages à l’étranger

L’étudiant devra savoir qui devra prendre en charge accident ou maladie et s’assurer des formalités administratives telles que : permis de travail, carte de séjour, visa, attestation d’assurance rapatriement…
L’étudiant ne conservera le bénéfice de sa couverture sociale en matière d’assurance maladie (régime étudiant, ayant droit de ses parents ou assurance volontaire) que si le stage est effectué dans un pays européen (UE-EEE Suisse). Voir l’ensemble des modalités dans le guide J’effectue un stage à l’étranger.
Concernant la couverture pour les accidents du travail, des règles précises sont applicables (consultez la fiche Urssaf). Pour la couverture accidents du travail/maladies professionnelles, si la gratification est inférieure au minimum légal, la couverture est maintenue pour une durée maximale de 12 mois auprès de l’établissement d’enseignement ; si la gratification est supérieure, l’établissement d’enseignement français est invité à vérifier que le stagiaire est couvert dans le pays d’accueil contre le risque AT/MP et que l’organisme d’accueil s’acquitte des cotisations.

Les stagiaires étrangers en France

Les étudiants étrangers faisant un stage en France sont soumis à la réglementation française des stages (convention tripartite, indemnisation, franchise, etc.).
Pour plus de détails, consulter le site de l‘Urssaf.

Les limites du stage

En raison des abus des stages à répétition ou de trop longue durée, les confusions sont possibles entre stage et travail déguisé, donc illégal. Le décret du 29 août 2006 rappelle qu’"aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier".

Quotas :
Le texte, adopté à l’Assemblée nationale le 26 juin 2014, introduit un quota de stagiaires accueillis par l’entreprise au cours d’une même année civile. Ce pourcentage est fixé par le décret du 26 octobre 2015 et tient compte de la taille de l’entreprise : "Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile dans l’organisme d’accueil doté de la personnalité morale ne peut excéder :
- 15 % de l’effectif arrondis à l’entier supérieur pour les organismes d’accueil dont l’effectif est supérieur ou égal à vingt ;
- Trois stagiaires, pour les organismes d’accueil dont l’effectif est inférieur à vingt.
(Art. R. 124-10.).
L’Académie peut augmenter temporairement cette limite à 20% de l’effectif arrondis lors de périodes où la demande de formation est forte.
Le nombre maximum de stagiaires encadrés par un tuteur est aussi encadré et est fixé à 3 au sein de l’organisme d’accueil.

Durée du travail :
Le texte aligne la durée légale de la journée du stagiaire sur celle du salarié.
Absences :
Le stagiaire aura droit aux mêmes congés et autorisations d’absence que les salariés en cas de maternité, paternité ou adoption. Si la convention dépasse deux mois, elle devra prévoir des autorisations d’absence et la possibilité de prendre des congés.

Une alternative possible : le service civique

Pour les personnes souhaitant s’engager dans une mission en faveur de la collectivité, il existe depuis 2010 le service civique (http://www.service-civique.gouv.fr/).
-  l’engagement service civique : d’une durée de 6 à 12 mois, il est réservé aux 16 / 25 ans. L’indemnisation est prise en charge par l’État.
-  le volontariat de service civique : d’une durée de 6 à 24 mois, il est réservé aux plus de 26 ans. L’indemnisation est prise en charge par l’association qui accueille le volontaire.

Les structures souhaitant accueillir des volontaires en service civique doivent obtenir un agrément, délivré par l’Agence du service civique ou ses délégués territoriaux. Le dossier de demande d’agrément est disponible en téléchargement sur le site Internet : www.service-civique.gouv.fr.

Embauche d’un stagiaire

Réduction de la période d’essai

Si le stagiaire est embauché par l’entreprise dans les 3 mois suivant l’issue du stage intégré à un cursus pédagogique (et réalisé lors de la dernière année d’études), la durée de ce stage est déduite de la période d’essai, soit intégralement, soit pour moitié (art. L1221-24 de la loi n°2011-893 du 28 juillet 2011).

Déduction intégrale de la période d’essai
La durée du stage est déduite intégralement de la période d’essai lorsque l’embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire.

Déduction de la période d’essai dans la limite de la moitié de sa durée
En cas d’embauche sur un emploi qui ne correspond pas aux activités confiées au stagiaire, la période d’essai est réduite dans la limite de la moitié de sa durée (sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables). Par exemple, un stagiaire embauché en tant que cadre à l’issue d’un stage de 4 mois dans l’entreprise ne peut être soumis à une période d’essai supérieure à 2 mois.

Droits liés à l’ancienneté

Lorsque le stagiaire est embauché par l’entreprise à l’issue d’un stage d’une durée supérieure à 2 mois, la durée de ce stage est prise en compte pour l’ouverture et le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Documents joints

CRD
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